Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma escola, sem dúvida, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do SEItudo.ERP e que, em última instância, fazem com que a escola possa interagir. Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma matrícula dispara o processo de alimentação de notas, com o envio da informação para a tesouraria, do pedido de um material à coleta de preços ao pedido com o estoque de materiais à entrega e catalogação do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes.

Para entender melhor como isto funciona, o SEItudo.ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de acordo com seu status, como a matrícula de um aluno o faz um sócio da biblioteca, um consumidor na cantina ou restaurante, que gera um serviço a ser cobrado pela tesouraria que gera uma receita prevista e/ou realizada que será contabilizado para gerar finalmente a guia de pagamento de imposto. A solicitação de um material de consumo (Ex. papel sulfite) gera um pedido, que gera uma cotação de preços, que gera uma ordem de compra e uma disponibilidade do financeiro até gerar a compra e finalmente a entrega no local gerando um controle de patrimônio onde a depreciação poderá ser descontada do imposto de renda da escola.

Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo Acadêmico, Financeiro e Contábil a escola tem mais subsídios para se planejar, diminuir gastos e repensar a organização como um todo. Um bom exemplo de como o SEItudo.ERP revoluciona uma escola é que com uma melhor administração dos serviços oferecidos, um investimento, como uma nova infra-estrutura, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um resultado final melhor e mais rentável, a escola pode chegar ao ponto de oferecer serviços de forma mais inteligente, rápida e melhor.

A tomada de decisões também ganha uma outra dinâmica. Imagine uma escola que aumenta o número de alunos matriculados em um curso, precisa modificar aspectos da sua infra-estrutura tanto física quanto de recursos humanos. Com o SEItudo.ERP, todas as áreas são informadas e se preparam de forma integrada para a mudança, das compras à execução de tarefas, passando pelo almoxarifado e chegando até mesmo à área de marketing, que pode assim ter informações para mudar algo nas campanhas informativas com seus alunos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possível sem a presença do sistema.

Entre os avanços palpáveis, podemos citar o caso de uma escola de médio porte, que conseguiu reduzir o tempo entre o pedido e a entrega de produtos, aumentando a eficiência na entrega e principalmente reduzindo o valor da compra em até 50% devido a cotação e negociação feita. Outra diferença notável: a troca de documentos entre departamentos que demorava horas ou mesmo dias caiu para minutos e até segundos. Além de não precisar mais gastar com impressão (toner) e papel, a natureza agradece.

Esse é apenas um exemplo. Porém, de acordo com a escola, é possível direcionar ou adaptar o SEItudo.ERP para outros objetivos, estabelecendo prioridades no apoio ao atendimento ao aluno. Com a capacidade de integração dos módulos, é possível diagnosticar as áreas mais e menos eficientes e focar em processos que possam ter o desempenho melhorado.

Passo-a-passo de um projeto ERP
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